… Zeg serieus, echt?? Ik ben hier alles aan het afwerken voor de zomer, ga weg met dat beleidsplan. .. Ok, ok, even geduld, blijf even bij me...
Ik wil graag weten hoe je hiernaar kijkt. Ben je enthousiast om samen met jouw team na te denken over de toekomst ? Of zie je het als een enorme berg die je het liefst zo ver mogelijk voor je uit schuift.
Als het is 'van MOETEN' is de fun er vlug af
Enkele jaren geleden mocht ik aan de slag bij een toffe organisatie. Mijn hoofdopdracht: het beleidsplan vastpakken. Maar eerlijk? Ze keken er enorm tegenop. Logisch, de ingesteldheid was: aan welke vereisten en aanbevelingen MOETEN we voldoen om onze subsidies te behouden? De moed zonk ons dan ook in de schoenen. Want als je iets doet omdat het moet... Tja, dan is het algauw niet leuk meer.
Dus zochten we samen naar een manier om er een verhaal te maken. Ons verhaal. Wat willen wij? En wie zijn 'wij'? Weten we dat eigenlijk? Hoe kijken we naar de toekomst?
En zo slaagden we er uiteindelijk in om een mooi en vooral duidelijk verhaal te schrijven. Het onze, en niet dat van de overheid. Een dat ons de weg zou wijzen in de volgende vijf jaar.
Ja, maar moeten, euh, willen wij hier dan nu al aan beginnen?
Ok, laten we niet flauw doen. Zo’n plan opmaken voor de komende 5 jaar is niet eenvoudig en best veel werk. Je moet je missie en visie bepalen, de juiste mensen betrekken, heldere doelen en indicatoren formuleren...
Daarom geef ik je graag een paar tips om deze zomer al wat stappen vooruit te zetten. Zodat jij en je team klaar staan in september om jullie verhaal te schrijven. Want neen, jullie moeten nu nog niet per sé beginnen. Maar misschien wil je het wel als je mijn tips leest.
Tip 1: Gun jezelf gemoedsrust en maak een ruwe tijdslijn op
Bekijk eens welk stappen je hebt te nemen en maak een tijdslijn op. Hierover bestaat al best veel literatuur. We hebben ook zelf wat inspiratie bij elkaar gezet.
In deze fase mag je je beperken tot de grote lijnen, maar maak wel een eerste timing tot aan de indiening van je plan. Zo creëer je gemoedsrust bij jezelf en je collega’s. En kan je je planning afstemmen op andere grote mijlpalen die er voor jouw organisatie op de agenda staan in het komende jaar.
Tip 2: Maak de balans op en sprokkel inspiratie
De zomer is een ideaal moment om stil te staan bij de huidige beleidsperiode en het vorige beleidsplan. Denk na: wat had je heel graag gedaan maar is toch niet gelukt? En wat had je niet voorzien maar heb je toch gedaan? Welke campagnes waren een succes en welke activiteiten waren minder geslaagd? Is je raad van bestuur nog steeds dezelfde als bij het vorige beleidsplan en welke rol neemt hij op in de organisatie? En dat CRM-systeem, je hebt er nooit tijd voor maar hoeveel tijd verlies je eigenlijk met je huidige manier van werken?
Zoek eens wat inspiratie op. Welke organisatie doet dingen die jou een beetje jaloers maken? Wie slaagt wel waar jouw organisatie sukkelt? En hoe doen zij dat dan? Durf nieuwsgierig te zijn: kijk over de grenzen, bel een bevriende organisatie, lees boeken of bekijk filmpjes. Misschien is er nu nog tijd om een interessante opleiding te volgen.
Maar ook: Welke mooie dromen bleven overeind en hoe heb je dat voor elkaar gekregen? Dat heb je te koesteren en te vieren. Hoe zorg je ervoor dat iedereen in je organisatie daar trots op kan zijn? Hoe kan jij eventueel anderen inspireren?
Neem even de tijd om die gedachten op papier te zetten. Geen megaverslag; een moodboard, een flap tegen de muur, een tekening, wat jou helpt om je gedachten op een rijtje te zetten en bij te houden.
Tip 3: Doe het niet alleen
Wie wil je echt betrekken in je verhaal? Een gedragen beleidsplan houdt in dat je alle relevante stakeholders op het juiste moment betrekt. Maar mensen en organisaties hebben het zo ongelooflijk druk. Soms moet je daarom bepaalde groepen snel-snel een enquête sturen of sla je ze helemaal over. En dat is jammer.
Sta nu al eens stil bij hoe het vorige keer liep. Wie kon je vorige keer niet betrekken en waarom? Drukke agenda, laattijdige planning, gewoon vergeten?
Participatie wil niet zeggen dat je altijd iedereen bij alles moet betrekken. Maar als je enkele essentiële stappen in acht neemt, kan je al een groot verschil maken voor de gedragenheid. Leg je tijdslijn nu bijvoorbeeld al naast je participatieladder.
Maak het jezelf gemakkelijk: bekijk welke bijeenkomsten al op de agenda staan en klik je beleidsplanning daaraan vast. Combineer een startdag van een campagne met een SWOART-analyse van je werking, organiseer een focusgroep tijdens een overleg met vrijwilligers of trek tijdens de denkdag van je bestuur wat extra tijd uit om de missie en visie onder loep te nemen.
Tip 4: Denk na over de trends in de maatschappij, relevant voor jouw ervaring
Een van de vereisten voor een beleidsplan is de opmaak van een ‘omgevingsanalyse’. Hoe kijk je naar die analyse van vorige keer? Bracht dat veel inzichten of niet? In het laatste geval heb je iets te doen. De bedoeling is dat je als organisatie mee bent met je omgeving, welke trends erop je af komen en of je hier klaar voor bent. Dat je een minimum aan cijfers en onderzoek hebt om je werking op te baseren, prioriteiten te leggen of aan te tonen waarom jullie relevant zijn.
Dus, zijn er zaken eigen aan je werking die je graag wilt onderzoeken? Cijfers, onderzoeken, rapporten, bevragingen, .. die je interesseren? Trends in de maatschappij die op jou afkomen? De zomer is een uitgelezen periode om op onderzoek te trekken. En wie weet is er wel een collega die hier warm van wordt.
Geïnspireerd? Of bracht ik je in de war? Heb je vragen? Of toch wat hulp nodig?
Stuur een mailtje naar juliska.vanhauwermeiren@s-l-impact.com en ik of een van mijn collega's maken graag tijd voor een vrijblijvend verkennend gesprek.
