Hoe participatie zorgt voor een gedragen strategie

Alle neuzen dezelfde kant op

Nieuwe strategie of nieuw beleidsplan? Zet van bij de start in op participatie. Want pas wanneer alle neuzen dezelfde kant op wijzen, kom je tot een plan waar iedereen echt achter staat. Van medewerkers, over bestuurders, tot vrijwilligers en externe stakeholders. Met de 4 stappen die ik hier beschrijf, betrek je op een efficiënte manier de hele organisatie. Neem zeker ook de belangrijkste valkuilen door!

Meteen aan de slag met de participatieladder.

Is jouw organisatie toe aan een nieuwe strategie? Of werk je aan een nieuw beleidsplan? Dan heb je heel wat te bespreken: de impact die je wil realiseren, de juiste activiteiten en doelen, de financiën en de nodige human resources …

Maar ben je er zeker van dat je alle informatie en invalshoeken in kaart hebt? En weet je al hoe je alle betrokken medewerkers en stakeholders gaat meenemen in je verhaal? Met andere woorden, heb je ook gedacht aan de nodige participatie?

Waarom helpt participatie je strategisch traject vooruit?

Participatief werken, zeker in grotere organisaties, is geen gemakkelijke opdracht. In je eentje ga je sneller, dus vaak is de verleiding groot om de vlucht vooruit te nemen. Maar uiteindelijk moet je je strategie wel samen met je medewerkers en je bestuur uitvoeren. Zonder dat zij er écht achter staan, kom je nergens. Goed nadenken over participatieve momenten is dus een must wanneer je start met een strategisch traject.

Anders riskeer je algauw te merken dat je strategie niet helemaal lekker loopt. Met medewerkers die je keuzes in vraag blijven stellen. Of enthousiastelingen die voortdurend op nieuwe initiatieven springen die niet passen bij de afgesproken richting. En die ene bestuurder die essentiële financiële investeringen blijft blokkeren.

Hoe pak je het dan beter aan?

In het kort zijn dit de gouden regels:

• plan je participatie
• geef een concreet kader
• neem de tijd
• koppel terug

Maar laten we eerst nog even kijken naar enkele veelgemaakte fouten.

4 valkuilen die je participatief traject kunnen doen mislukken

Deze valkuilen kwam ik zelf onderweg al tegen. Ik pen ze hier neer, zodat jij er niet óók in hoeft te trappen.

• Slecht overdachte participatie
  Iedereen is anders. Dat is een waarheid als een koe die ik met vallen en opstaan heb moeten leren. Zo vind ik het zelf fijn om te discussiëren over strategie en de juiste formulering van een doelstelling. Ik heb ook niet echt nood aan een strak plan: ik floreer wanneer er nog een waaier aan mogelijkheden voor mij ligt.

  Toen ik startte als leidinggevende, ging ik ervan uit dat mijn collega’s dezelfde noden hadden als ik. Mijn taak was de opdracht van mijn team een nieuwe invulling te geven. Ik vertelde mijn medewerkers dat ik nog niet wist waar we naartoe gingen, maar dat ze samen met mij de nieuwe richting mochten – of moesten – uitstippelen.

  Wat een weerstand leverde dat op. Om te beginnen kwam de keuze om te veranderen van bovenaf, niet iedereen was het ermee eens. Bovendien leverde de onduidelijkheid over de richting een erg onveilig gevoel op.

  Hoewel ik mensen wilde empoweren en stimuleren, bleek dit voor hen net bedreigend en chaotisch te zijn. Alles zomaar openleggen, zonder duidelijkheid over waar je wil landen, is dus zeker niet voor iedereen een goede keuze.

   

• Te veel gebabbel
  Wanneer ik in organisaties kom, merk ik dat niet iedereen staat te trappelen om zich dagenlang te buigen over abstracte begrippen als waarden, doelen en indicatoren.

  Er zijn denkers die graag in de helikopter kruipen, maar er zijn ook doeners die al moe worden bij de gedachte aan nog meer ‘gebabbel’ waar ze de meerwaarde niet van inzien.  Voor hen is die razend interessante workshop die jij hebt gepland, een berg waar ze tegenop kijken.

   

• Wat duidelijk is voor jou, zal dat wel zijn voor iedereen?
  Soms zitten mensen instemmend te knikken, ze reageren zelfs enthousiast … maar uiteindelijk doen ze toch iets helemaal anders dan wat afgesproken was. Pas op voor de vriendelijk knikkende collega!

  Mensen doen dat natuurlijk niet altijd met opzet. Woorden en begrippen kunnen voor verschillende mensen verschillende betekenissen hebben, zonder ze dat zelf doorhebben.

  Communicatie is een kunst. Misschien ga je van te veel evidenties uit wanneer je een toelichting geeft, waardoor je toehoorders verkeerd interpreteren wat je bedoelt.

   

• Een plan zonder implementatie
  Nog zo’n participatiekiller: volop mogen meedenken over een plan dat nooit uitgevoerd wordt. Hoeveel strategieën belanden er uiteindelijk in ‘de schuif’, bedolven onder de praktijk van elke dag, omdat te weinig is nagedacht over de concrete uitvoering?

  Terwijl je terreinmensen juist voor de implementatie erg waardevol zijn. Zij kunnen je bij uitstek vertellen hoe een plan er in de praktijk kan uitzien.

Succesvolle participatie in 4 stappen

Hoe kan je mensen op een effectieve manier meenemen bij de ontwikkeling en uitvoering van je strategie, zodat je de neuzen echt allemaal in dezelfde richting krijgt?

Stap 1: plan je participatie

Denk gericht na over wie je wanneer moet betrekken. De participatieladder helpt je om daar keuzes in te maken. Uitvoerende vrijwilligers wil je misschien vooral informeren, terwijl je bestuurders mee moeten beslissen.

Het plaatje is voor elke organisatie anders. Heb je een sterke participatieve cultuur, dan zal je waarschijnlijk meer tijd investeren in je collectieve momenten.

Respecteer ook de verantwoordelijkheden van iedereen in je team. Een sessie over communicatie? Haal de communicatieverantwoordelijke erbij! En denk ook aan de gevolgen van je keuzes voor de administratieve en logistieke medewerkers.

Voorzie bij een nieuwe strategie minimaal deze participatiemomenten:

• Betrek al je stakeholders, zo breed mogelijk, wanneer je de huidige situatie in kaart brengt. Zo vermijd je blinde vlekken die je een heel traject meezeult. Een SWOT of SWOART is een goede basis om samen het gesprek te voeren. En door op zo’n moment ook je externe stakeholders en je doelgroep te bevragen, krijg je een strategie die ook voor hen de juiste is.

   

• Spreek je missie en visie goed door met iedereen in je organisatie. Je missie is je basecamp. Het is de gezamenlijke grond van waaruit je oplossingen zoekt en keuzes maakt. Idealiter kent iedereen de essentie ervan, van de onthaalmedewerker tot de financieel directeur.

   

• Voorzie een terugkoppelmoment naar je team wanneer je cruciale keuzes maakt. Geef je medewerkers de kans om jou te vertellen wat de concrete gevolgen ervan kunnen zijn en wat ze nodig hebben om ze te kunnen uitvoeren: denk samen met hen na over implementatie. Op basis daarvan kan je desnoods nog bijsturen voor je definitief beslist.

   

• Neem tijd met je bestuurders om je keuzes te valideren. Geef geen droge voorstelling, maar laat hen de consequenties doorspreken en hun bezwaren op tafel leggen. Zo vermijd je dat die bezwaren later telkens weer bovenkomen. Vaak is het een goed idee om meerdere momenten met het bestuur te plannen.

Stap 2: geef een kader

Neem altijd de tijd om uit te leggen waar een traject vandaan komt en waar het naartoe gaat. Begin elke sessie over de strategie met de tijdslijn van je traject en geef aan waar je staat. Sluit telkens af met de volgende stappen. Maak heel duidelijk wat je met de input van vrijwilligers, doelgroep, collega’s en bestuurders zal doen. Zelfs als je nog niet weet waar het gaat landen, geef je hiermee structuur en houvast.

Maak het concreet…
Hoe abstracter het niveau waarop je discussieert, hoe sneller je misverstanden krijgt. Woorden als ‘vooruitgaan’, ‘impactvol’, ‘resultaatgericht’ … betekenen voor jou misschien iets helemaal anders dan voor je collega. Bovendien haken de doeners snel af wanneer je op zo’n niveau discussieert.

…in je woorden
Leg daarom liever iets te veel uit dan te weinig. Wees niet bang om jargon te vertalen naar ‘mensentaal’. Visualiseer waar mogelijk, want sommige mensen vinden dat makkelijker om te volgen dan een talige uitleg. En geef bij alle abstracte doelen, keuzes en waarden telkens voorbeelden van wat dat in de praktijk betekent voor jouw organisatie.

Je zal niet simpel overkomen, maar juist heel duidelijk. Ook de slimste koppen vinden het prettig om heldere en toegankelijke informatie te krijgen.

...en in je methodieken
Gebruik methodieken die medewerkers helpen om zich concreet voor te stellen wat bepaalde keuzes betekenen voor hun eigen werk. Enkele voorbeeldjes:

• Een methode zoals het ‘persbericht van de toekomst’, waarbij je samen een persbericht schrijft over het gewenste succes van je organisatie, helpt om een begrip als impact concreet te maken.

   

• In waarderende interviews bevragen collega’s elkaar over concrete, positieve ervaringen uit het verleden. Ze zijn een goede basis om sterktes te ontdekken en/of gewenste situaties te beschrijven. Bovendien brengen ze ook een geweldige positieve dynamiek in je team.
• Gebruik de expertise van je medewerkers als je van strategische keuzes naar de operationele praktijk gaat. Ze zullen ongetwijfeld met verrassende inzichten komen waar jij nog niet bij stilgestaan hebt. Een oefening prototypen kan verhelderend werken. Daarbij maak je in een heel vroeg stadium een soort ‘maquette’ van een product of dienst, waardoor je snel kan zien wat er kan werken en wat niet.

Stap 3: neem tijd voor echte participatie

Neem geen genoegen met een knikkende collega of bestuurder, maar neem de tijd om essentiële zaken door te spreken. Check of iedereen zich veilig genoeg voelt om bezorgdheden te uiten.

Las eventueel een oefening in waarbij collega’s met elkaar praten over de betekenis die bepaalde woorden, waarden en begrippen voor hen hebben. Verwonder je samen over de verschillen en ga op zoek naar wat je deelt.

Als je zo’n extra sessie met het team of het bestuur goed aanpakt, zal je merken dat ze heel wat opbrengt op de lange termijn.

Stap 4: koppel terug naar medewerkers en stakeholders

Een absolute gouden regel: vertel je team en andere stakeholders wat er gebeurd is met hun input. Ook als zij niet de beslissers zijn. Heb je bijgestuurd dankzij de opmerkingen van je collega’s? Vertel dan waar en hoe. Heb je bepaalde opmerkingen niet meegenomen? Leg dan uit waarom. Plan opvolgingsmomenten om verder te praten over thema’s die je nog niet hebt kunnen behandelen of die je hebt geparkeerd.

Doe je dit niet, dan krijg je bij het volgende participatietraject alleen maar knikkende collega’s. Die vervolgens de hakken in het zand zetten als puntje bij paaltje komt. Ze zullen het gevoel hebben dat hun verhaal er toch niet toe doet. En dan blijft een gedragen strategie verre toekomstmuziek …

Bij Strategies and Leaders werken we graag snel, vaak met een kerngroep. In die kerngroep willen we wel vertegenwoordigers van alle geledingen van je organisatie: leidinggevenden, maar ook vrijwilligers, bestuurders, medewerkers.

Zeker in grotere organisaties besteden we daarnaast graag extra tijd aan participatie. Dat vraagt soms extra budget, maar levert je veel op aan efficiëntie en werkgeluk in de organisatie.

Wil jij ook op zoek naar de juiste participatieve insteek voor jouw traject? Meer weten over de genoemde methodieken?

We gaan graag samen met jou op zoek bij de juiste manier om je strategie te laten dragen en landen in jouw team. Contacteer Sabine voor een vrijblijvende babbel.

Alvast zelf aan de slag? Download snel de participatieladder.