• 5 tips om als leider met gerust gemoed je vakantie te starten

    5 tips om als leider met gerust gemoed je vakantie te starten

We waren net de grens met Frankrijk over toen een collega voor de eerste keer belde: Help! De server ligt plat! We kunnen niet meer werken.

Holiday interrupted

Ik was 25 jaar toen ik directeur werd van een kleine vzw. Er was nog niet zoveel geregeld. We hadden nog niet zoveel centen, maar wel veel energie en een duidelijk doel.

Daardoor was rustig op vakantie vertrekken er zelden bij. Die server viel regelmatig plat. Of we kregen plots veel meer nieuwe klanten. We beslisten net voor mijn verlof  een medewerker negatief te evalueren en dat gaf daarna heel wat gedoe. En één keer belde een medewerker me wakker met de boodschap dat het geld op was.

Het resultaat: stresserende vakanties in die eerste jaren. Mooie boswandelingen met het gezin maken terwijl je via de telefoon instructies geeft hoe je een server weer opstart. Een stadje bezoeken maar eigenlijk stiekem wel op zoek naar het lokale internetcafé. Wakker worden naast het zwembad en 7 gemiste oproepen hebben van het professionele thuisfront.

Om eerlijk te zijn waren er ook jaren waarin ik geen goesting had in het gedoe dat vakantie met zich meebracht. Dan deden we staycation en holiday interrupted.

Geen goed idee. 5 tips om het anders te doen.

Tip 1: Neem toch maar vakantie: 3 Weken om in Flow te geraken.

Het lijkt zo vanzelfsprekend: Neem toch maar vakantie. Heel wat mensen met verantwoordelijkheid doen het dus niet. Eén op 3 Britten neemt zelfs zijn betaald verlof niet op. En in Japan nemen mensen jaarlijks 8 dagen verlof.

Ooit zei een leider me eens al grappend de waarheid: Vakantie?! Zalig! Dat is de periode waarin ik eindelijk eens kan doorwerken!

Bij heel wat leiders van sociale organisaties zie ik ook de reflex om hun verlof niet of half te nemen. En daar zijn vaak goede praktische redenen voor. Soms ook financiële.

Zuurstof op lange termijn

Maar net zoals je in het vliegtuig eerst jezelf zuurstof geeft en dan pas je kinderen, is het belangrijk dat je vakantie neemt. Ook als dat tegen de belangen van je organisatie is en ook als je To Do lijst niet af is. Vakantie is zuurstof geven aan jezelf. Je vakantie kan op korte termijn lastig zijn voor de mensen die achterblijven. Op lange termijn krijgen ze een opgeladen en gezonde leider vol energie terug. Wie vakantie neemt, komt meer geëngageerd en creatief terug.

De ideale lengte

Maar wat is nu de ideale lengte van een vakantie? Daarover bestaan heel wat studies die elkaar tegenspreken. Allemaal zijn ze op zoek naar het “het gelukzaligheidspunt”. Hoe je dat bereikt is zeer persoonlijk en hangt ook erg af van hoe je  vakantie neemt.

Als ik naar mijn eigen vakantiegedrag kijk, dan heb ik 7 dagen nodig om af te kicken van de adrenaline en cortisol. De eerste 7 dagen van mijn vakantie ben ik dan ook wat knorrig. Ik ben nog altijd vroeg wakker en gefocust op “wat gaan we doen”? Pas op dag 8 kan ik beginnen relaxen en vertragen: Een boek lezen, slenteren en niks doen. Dopamine kicking in! Zo rond de 15e dag word ik nieuwsgierig en creatief. Dan begin ik zelf te schrijven en stromen de ideeën. Ik heb echt 3 weken nodig om in “Flow” te geraken. Het is die Flow die je als leider wil bereiken met vakantie. Want ook jouw organisatie geniet daar van.

Tip 2: Bereid voor dat het mis gaat

Natuurlijk hoop je dat alles tijdens je vakantie perfect loopt en dat niemand je afwezigheid opmerkt. Bereid toch liefst op het slechtste voor: Maak een lijst van mogelijke worst-case scenario’s en plan de “onverwachte” dringendheden. Breng daarbij de afhankelijkheden van anderen aan jou in kaart. Want het zijn zij die je gaan bellen als het mis gaat of dringend wordt.

Spreek die scenario’s met je medewerkers en collega’s door en geef duidelijke instructie wat ze te doen hebben in welk scenario. Bij voorkeur zet je jouw instructies op papier en maak je een verslag van je meeting. Zo herinner je mensen aan het feit dat ze jou beter niet storen maar de instructies moeten volgen.

Tip 3: De leiding gaat nooit tegelijkertijd in verlof

Verantwoordelijkheid over een organisatie is altijd gedeeld. Zelfs al ben je de enige werknemer, er is altijd een bestuurder, eigenaar, collega, voorzitter of supervrijwilliger die ook verantwoordelijkheid neemt.

Bij Strategies And Leaders bespreken we in maart van elk jaar de verlofwensen van alle vennoten voor de zomervakantie. Over verlof nemen praat je dus. En iemand moet de puzzel maken, alleen of samen. De gouden regel daarbij is dat minstens één iemand die verantwoordelijkheid kan opnemen aanwezig is terwijl de anderen in verlof zijn.

De leiding gaat nooit tegelijkertijd in verlof. Lukt dat echt niet? Dan is collectief verlof voor de hele organisatie een optie.

Tip 4: Documenteer voor de achterblijvers

Eigenlijk heb je dit altijd te doen: verslagen maken, documenten op de server opslaan, contactgegevens in je CRM inputten. Zo wordt de toegang tot informatie onder collega’s niet afhankelijk van elkaar.

Maar zeker tijdens je verlof wil je niet gestoord worden met vragen als “waar zit formulier X” en “heb jij het telefoonnummer van mevrouw Y”?

Ben je een slechte documentatieleerling gedurende de rest van het jaar, breng dan voor je eigen rust en gezondheid voor je verlof toch de belangrijkste projecten en klanten in kaart, centraliseer alle documenten en zorg er voor dat jouw collega’s alle contactgegevens krijgen die ze nodig hebben.

Tip 5: Maak duidelijke afspraken over hoe je gecontacteerd mag en kan worden tijdens je vakantie

Soms is het onvermijdelijk en heeft iemand je toch nodig  tijdens je vakantie. Spreek met je collega’s door in welke situaties dat wél mag gebeuren en wanneer niet.

Maar bepaal toch ook de modaliteiten over iemand je contacteert. Je wil op verlof bijvoorbeeld jouw smartphone met een gerust gemoed kunnen uitzetten op geregelde tijdstippen.

Zelf maak ik meestal de afspraak dat bij hoogdringendheid ik enkel per smartphone mag gecontacteerd worden per SMS en dit tussen 9u en 9u30. In het bericht moet dan ook wat uitleg staan. Ik bel dan terug op een moment en op een locatie waarop het mij past.

Geniet!

Zo.

Geniet van je vakantie. Dat ga ik ook doen. 4 weken de kust van Spanje en Portugal. Mobilhome. Surfen met mijn kids. Tapas. Tinto De Verano.

Ik heb het verdiend. Jij ook!

Strategisch advies ontvangen? Schrijf je in op onze nieuwsbrief.

Dit is ook interessant voor jou

Aanbod in de kijker