Het is die tijd van het jaar. De deadline voor heel wat beleidsplannen is 1 januari. En organisaties schieten nu ongeveer in paniek. De telefoon rinkelt… of we snel even kunnen helpen. Mijn collega’s Juliska,Charlotte en Hadiel zijn hier zo druk mee in de weer dat er hen zelfs geen tijd resteert om een klein blogartikel hierover te schrijven. Met 8 tips.
Tip 1: Begin er op tijd aan
Een open deur: aan een beleidsplan begin je best één jaar op voorhand. Dat geeft je de mogelijkheid om participatief te werken en iedereen te betrekken die hiervoor nodig is. Strategisch denken met een grote groep mensen kost tijd.
Start je te laat? Dan is de kans groot dat je een plan maakt dat niet gedragen wordt, niet scherp genoeg is of dat je een grote opportuniteit niet ziet.
Start je op tijd? Dan kan je van deze kans ook een breder strategisch traject maken, iets dat de hele organisatie kan gebruiken. Geen verplicht nummertje voor de overheid.
Tip 2: Betrek alle delen van je organisatie
Mijn eerste beleidsplan schreef ik twaalf jaar geleden, helemaal alleen, op mijn zolderkamertje. Ik baseerde me op het stramien van een beleidsplan dat erg een goede evaluatie had gekregen (van Vrede vzw). Ook al kreeg de organisatie waar ik toen voor werkte een erkenning en vaste subsidie, toch was het resultaat niet super. Na goedkeuring van de subsidie moest ik letterlijk nog beginnen met uit te leggen wat we met al dat geld zouden doen.
Beter is het om van in het begin een beleidsplanningsteam samen te stellen met de slimme koppen uit jouw bestuur, je collega’s én zelfs één externe die jouw sector goed kent.
Tip 3: Vergeet niet wat je doelgroep nodig heeft
Een beleidsplan heeft altijd nood aan een omgevingsanalyse en stakeholderanalyse. Ga op zoek naar de behoeftes en noden van jouw doelgroep. Ga niet op zoek naar wat zij van jou verwachten. Om een goed zicht te krijgen op hun behoeftes kan je werken met vragenlijsten en interviews, maar zet jouw doelgroep ook gewoon eens rond een tafel. Als je echt wil weten wat speelt in de hoofden en harten van jouw doelgroep werk je met de Empathy Map.
Tip 4: Strategische en operationele doelen formuleren doe je zo
Nogal wat strategische en operationele doelen zijn geformuleerd als: “de organisatie heeft een aanbod van type activiteiten”: bijvoorbeeld “Strategies and leaders heeft een uitgebreid aanbod van beleidsplanning”. Dat is niet goed.
Bij het formuleren van een doelstelling zet je altijd de specifieke doelgroep vooraan in de formulering. Als 2e element in je doelstelling beschrijf je het effect dat je beoogt. Een goed voorbeeld: “Leiders van NGO’s in Vlaanderen zijn zeer goed in het opmaken van beleidsplannen”.
Tip 5: Gebruik een Impactmodel
Een klassiek beleidsplan wordt opgemaakt via een stakeholdersbevraging, omgevingsanalyse, SWOT of SWOART, de confrontatiematrix, het formuleren van beleidsopties. Die worden dan omgezet in strategische en operationele doelen.
Met S&L raden wij aan een impactmodel zoals Theory of change (TOC) of Planning Alternative Tomorrows with Hope (PATH) te gebruiken. Bij een impactmodel vertrek je vanuit de maatschappelijke impact die je als organisatie in de toekomst wil realiseren. En je werkt terug in de tijd.
Zo ben je zeker dat de doelstellingen die je formuleert interventies worden die ook echt bijdragen aan sociale verandering.
Tip 6: Follow the money. Een beetje
Nogal wat organisaties gaan in hun beleidsplanningsproces helemaal los. Vergeet echter niet dat jouw beleidsplan vaak dient voor één bepaalde subsidie en dat die subsidiegever werkt met beoordelingselementen. Het is dan ook best dat je constant gedurende het hele proces die beoordelingselementen in je achterhoofd hebt. Bij het lezen van jouw beleidsplan wil de subsidiegever snel zien dat aan die beoordelingselementen wordt voldaan, en niet enkel in het laatste hoofdstuk. Grijp regelmatig terug naar de beoordelingscriteria. Zo houdt je goed de balans tussen wat de overheid verwacht en je eigen koers varen.
Tip 7: Het oog wil ook wat
Niet super veel mensen zullen je beleidsplan ook echt lezen. Sommigen zullen het even doorbladeren. En wie het écht lees beslist vaak of ze jouw organisatie zullen steunen. Natuurlijk zijn de juiste woorden heel belangrijk. Maar sommige mensen kan je ook echt verleiden met een mooie lay-out. Werk met infographics. Nog beter is als je jouw beleidsplan doorspekt met getuigenissen en verhalen. Zo laat je de mensen achter jouw organisatie zien.
Tip 8: Laat je begeleiden
Een beleidsplan is een belangrijk instrument. Het is een leidraad voor de toekomst van je organisatie. De kwaliteit van je beleidsplan bepaalt echter ook of je subsidies dalen of stijgen. Met S&L zien we regelmatig gemiste kansen. Maar we zien vooral dat bijna elke organisatie die we hebben begeleid een stijging van haar subsidiebedrag mocht ontvangen.
Beleidsplannen is niet enkel een vak, ‘t is tegenwoordig een kunst. Akkoord, de overheid vraagt veel en je kan daar ontzettend veel bedenkingen bij hebben. Maar laat jou dat niet belemmeren goed te investeren in dat beleidsplan. Met tijd. Maar ook met geld.
Contacteer Juliska, Sabine of Charlotte gerust als je hulp nodig hebt bij jouw beleidsplan.
