Vertrek vanuit je missie. Zorg dat de vrijwilligers die je aantrekt achter jouw verhaal en aanpak staan. Dat ze invulling willen geven aan activiteiten die dat verhaal ondersteunen. Het klinkt als een open deur en toch is het in de praktijk niet evident.
Ik wil iets doen, maar er is geen werk
Want wat als iemand tot bij je organisatie komt en zegt dat die wil helpen, maar eigenlijk is er op dat moment geen concrete taak die je aan een vrijwilliger kan doorgeven. Daar sta je dan: iemand wil je helpen, je hebt eigenlijk wel hulp nodig, maar er is geen match tussen wat je nodig hebt en de persoon die komt aankloppen. En daarboven is die persoon ook nog eens heel sympathiek, enthousiast en gemotiveerd.
Daar begint het vaak: kunnen we toch niet iets doen? Misschien toch een nieuwe activiteit of werkgroep opzetten? Dit kunnen we toch niet zomaar laten gaan? Een paar jaar later kijk je naar je vrijwilligersbeleid en weet je van sommige keuzes niet heel goed meer wat de bedoeling is en hoe die bijdragen aan het geheel.
Frustratie en niet ingevulde verwachtingen
Je kan je ook afvragen wat dit met je eigen verwachtingen en behoeften doet en die van de vrijwilliger. Jij wil graag je werking versterken en je missie realiseren. Een vrijwilliger wil meestal iets bijleren en een meerwaarde bieden en daar erkenning voor krijgen. Jouw behoefte: niet ingevuld, want je creëert extra werk dat mogelijk je missie niet ondersteunt. De behoefte van je vrijwilliger: niet ingevuld want hij biedt mogelijk geen meerwaarde aan wat je wil bereiken. Gevolg: frustratie van beide kanten.
“Maar in onze organisatie hebben wij een soort van onthaalwerking of community waar eigenlijk iedereen terecht kan, zo lossen wij dat op”. Toch is het ook daar goed om voorzichtig te zijn en vooral te kijken naar wat het einddoel van je community is en dit duidelijk te communiceren.
Wat kan je dan wel doen?
- Bouw een vast moment in waarop je met je organisatie kritisch kijkt naar je vrijwilligerswerking en de bijdrage daarvan aan je missie. Doe dit voorbereid en georganiseerd en betrek de juiste mensen. Ook vrijwilligers zelf. Een vrijwilligersbeleid is altijd een middel en geen doel op zich. Komt er dus ooit een punt waarop je vrijwilligers minder of niet bijdragen aan je missie, durf dit dan echt kritisch in vraag te stellen en radicaal anders aan te pakken. Vraag ook hoe zij daar zelf naar kijken. Betrek hen in de planning, geef inzicht in wat bijdraagt aan de missie, zodat iedereen daar op de juiste manier mee over reflecteert.
- Werk met een flow die bovenaan start en altijd concreter wordt. Start bij je missie en bepaal vandaar hoe je vrijwilligers ziet en hoe die daaraan kunnen bijdragen. Waarom werk je met vrijwilligers, wat zijn essentiële waarden vanuit je vrijwilligersbeleid. Dit blijft je houvast op lange termijn.
- Op middellange termijn kijk je naar je meerjarenplanning. Waarop zetten we de komende 5 jaar in? Wat is daarvoor nodig? Aan welke delen kunnen vrijwilligers bijdragen en welke soort vrijwilligers en structuren zijn daarvoor nodig?
- Op korte termijn word je nog concreter: Wat hebben we dit jaar gepland? Waar komen we vrijwilligers tekort? Stel specifieke vacatures op voor vrijwilligersfuncties die je graag wil invullen.
- Ook bij deze volgende stappen betrek je vrijwilligers zelf en geef je hen inzicht. Als je de verantwoordelijkheid groter maakt (met goede ondersteuning), zorgt dat voor een groter engagement. Zo geraak je verder als organisatie.
Communiceer helder
Communiceer helder over je verwachtingen en behoeften en de verwachtingen die je van een vrijwilliger hebt (in die specifieke situatie). Dat vraagt moed want misschien stel je wel iemand teleur. Op korte termijn, want op lange termijn krijgt je er meer voor terug. Je behandelt iemand met respect, vermijdt onvervulde behoeften en frustraties en je vermijdt mensen of deelwerkingen die niet bijdragen aan je missie.
Wat dan met potentiële vrijwilligers die (op dat moment) nergens terecht kunnen? Die kan je toch niet zomaar laten gaan? Dat klopt. Ga met heel veel respect en grote dankbaarheid om met hen. Hou hun gegevens bij, onthoud goed waarvoor je ze ooit wel kan inzetten en hou contact.
