Ik vertel je hier over de valkuilen:

  • Digitaliseren zonder plan, strategie en business case 
  • Geen duidelijke probleem vraag 
  • Een onvolledige analyse bij de selectie van de juiste IT systemen 
  • Te weinig aandacht aan change management.

Valkuil 1: Digitaliseren zonder plan, strategie en businesscase.

Een digitaliseringstraject is geen doel op zich, maar een middel om efficiënter te kunnen werken en je sociale impact te vergroten. Daarom is het essentieel dat je een digitale strategie opstelt die verder bouwt op je algemene strategie. Dit klaar je dus best eerst uit:

  • Wat zijn je sterktes en zwaktes, bedreiging en opportuniteiten (SWOT) 
  • Wat zijn je lange en korte termijn doelen 
  • Waar kan digitalisering de grootste positieve impact hebben op je organisatie (sociale impact, hogere efficiëntie, meer of meer diverse inkomsten, meer invloed, …) 

Daarna organiseer je een brainstorm. Om tot een lijst van verschillende projecten te komen, die je prioriteert aan de hand van vooraf bepaalde selectiecriteria. 

Dit lijkt een evidentie, maar toch krijgen we vaak de vraag om te helpen met de selectie en implementatie van bijvoorbeeld een CRM systeem zonder dat deze oefening eerst gemaakt werd.  Na deze analyse kom je misschien te weten dat het geen nieuw CRM systeem is dat je nodig hebt, maar dat een nieuwe website of online publiciteit de eerste prioriteit zou moeten zijn voor je organisatie.

Valkuil 2: Zoeken naar oplossingen zonder het probleem duidelijk te definiëren

Het is altijd belangrijk om eerst een goede analyse te maken van de problemen die je wil aanpakken. Of van de opportuniteiten, die je wil benutten. Ga hiervoor ver genoeg in je analyse om de ‘root cause’, de grondoorzaak, te definiëren. 

Een heel éénvoudige techniek om tot de “root cause” te raken is de “five why’s” techniek. Je stelt vijf keer de “waarom” -vraag . Dat dwingt je om dieper na te denken over het onderliggend probleem. 

5 keer "waarom?”dus. Dat helpt je om de grondoorzaak van een probleem bloot te leggen.

Valkuil 3: Enkel focussen op features bij de selectie van de juiste tool

Als je digitale strategie en actieplan is opgesteld, is het belangrijk de juiste digitale tools te selecteren. Maar alleen het goed bepalen van de verschillende features goed bepalen is niet voldoende.

Evalueer ook even volgende aspecten:

  • Aan welke technische vereisten moet de tool voldoen ?  
  • Met welke legale aspecten moet ik rekening houden? Bijv. GDPR. 
  • Wat is het imago van de organisatie die de tool aanbiedt?: Zijn ze al lang op de markt? Zijn ze gewoon om met non-profit te werken?
  • Hoe is de dienst na verkoop? Hoe snel kunnen ze reageren in het geval van defecten? 
  • Welke ontwikkelingen voorzien zij de volgende jaren en zijn deze relevant voor je organisatie? Hebben ze  al eerdere deadlines  gehaald. 
  • Hoe flexibel is het systeem en hoeveel werk is er nodig van jullie kant om deze tool aan te passen aan jullie noden.
  • Op welke manier organiseren ze de implementatie van hun tool? Komt dit overeen met de manier waarop jullie willen werken?

Al deze vereisten kan je oplijsten en vervolgens voor jezelf opdelen in cruciale, belangrijke en minder belangrijke criteria. Ook is het ook goed om een demo aan te vragen waar ze je de belangrijkste features tonen, maar laat je niet verleiden tot een demosessie alvorens je de lijst hebt opgesteld.

Valkuil 4: te weinig investeren in change management

En dan de vierde valkuil. De keuze van de juiste tools is cruciaal, maar uiteindelijk zijn het je werknemers die met deze systemen moeten werken. Als je werknemers niet goed begrijpen hoe de systemen werken of waarom ze geïmplementeerd worden, is je systeem verloren. Weet ook dat, als je van systeem verandert, veel werknemers het er moeilijk mee zullen hebben.

De volgende tips helpen je op weg:

  • Een goede analyse van de problemen die je wil oplossen en deze ook duidelijk communiceren naar alle werknemers. 
  • Je werknemers vroeg in het digitaliseringstraject betrekken en bevragen. 
  • Het zoeken naar “Key users” binnen je bedrijf en hen inzetten als ambassadeurs van je nieuwe systemen.   
  • Voorzie voldoende tijd voor opleidingen, maar ook om nog aanpassingen te doen aan het systeem na de implementatie. 
  • Leading by example: zorg dat je invloedrijke personen binnen de organisatie mee hebt en dat zij de tool op de juiste manier gebruiken. 
  • Niet iedereen heeft dezelfde leer en change curve. Erken in welke fase je collega’s zich bevinden en handel op de juiste manier, naargelang de fase waarin ze zich bevinden. 

Na de valkuilen is er misschien twijfel. Maar je organisatie digitaliseren: het is een enorme meerwaarde. Als je het maar goed aanpakt. Geef gerust een seintje en we ondersteunen je met Strategies and Leaders bij dit hele proces.

Wat krijg je?

  • We maken een analyse van je strategische doelstellingen en bouwen van hieruit een digitaliseringsstrategie uit. 
  • Deze strategie wordt aangevuld met meetbare doelstellingen. 
  • We analyseren je huidige IT architectuur en kijken waar er aanpassingen nodig zijn.
  • Een digitale roadmap met prioriteiten en een business case voor elke IT ontwikkeling.
  • De selectie van de IT applicaties, aan de hand van vooraf bepaalde selectiecriteria.
  • Een actieplan voor de implementatie van deze applicaties en capaciteitsopbouw binnen je organisatie voor de verdere opvolging van deze ontwikkelingen.

Gratis online sessie: Hoe kies ik het juiste CRM-systeem? Een leidraad in de digitale chaos.

Op donderdag 12 mei geeft Jente zijn eerste gratis online sessie: Hoe kies ik het juiste CRM-systeem? Een leidraad in de digitale chaos.

In deze webinar neemt hij je stap voor stap mee in de (wonderlijke) zoektocht naar een CRM-systeem dat het beste voldoet aan je noden.

Ben je op zoek naar een nieuw CRM-systeem, ben je benieuwd naar wat het eigenlijk is of ben je gewoon op zoek naar een nieuwe partner?

Aarzel dan zeker niet en schrijf je vandaag nog in voor deze gratis online sessie.