Met Strategies and Leaders begeleidden we beleidsplannen van tal van organisaties uit verschillende sectoren: jeugd, sociaal cultureel werk, integratie en inburgering, natuur en milieu en kunsten.
Die trajecten bezorgden ons heel wat inzichten over participatie. We willen die graag met jou delen. Omdat we weten dat de erfgoedorganisaties hun beleidsplanningstraject nu in gang zetten, passen we ons participatieverhaal in deze blog toe op de erfgoedsector. Maar de inzichten zijn eigenlijk relevant voor alle organisaties die al hun stakeholders echt willen betrekken bij hun verhaal.
Begin bij de vraag: Waarom heb jij participatie nodig?
Als je participatie organiseert als een verplicht nummertje dan haal je er gegarandeerd niet veel uit. Denk daarom goed na met jouw team over de meerwaarde die participatie kan brengen in jouw organisatie.
- Je kan een heel directe en heel grote betrokkenheid op je collectie creëren door je collectie op een participatieve manier samen te stellen. Bijvoorbeeld door een oproep te doen om foto’s en voorwerpen, ‘zwerfgoed’ dat her en der op zolder ligt, door te geven rond een bepaald thema.
- Je kan een grote actuele maatschappelijke relevantie creëren door participatie een plek te geven in de reflectie over je collectie. Wat betekenen de erfgoedstukken vandaag? Daarover kan je in gesprek gaan met je publiek, je partners, academici.
- Je kan je aanbod tot bij een groter publiek brengen door hen actief aan te spreken. Misschien bereik je een bepaald deel van de bevolking, zoals jongeren, moeilijk. In gesprek kan je samen zoeken naar wat hen interesseert, aanspreekt of juist afschrikt. Zo kan je je aanbod rijker maken.
Wie wil je betrekken?
Maar wiens stem wil je nu je eigenlijk horen? Je missie en de impact die je wil realiseren, wijzen je de weg. Voor wie doe je wat je doet? En met wie heb je sowieso rekening te houden? Vergeet je niemand?
Lijst je voornaamste stakeholders op en bepaal wie de belangrijkste zijn voor jou. In welke mate bepalen zij jouw missie? Hebben zij invloed op jouw organisatie? En zijn het partners in crime of bots je juist vaak met hen? Onderstaand schema kan je inspireren. Vaak zijn dat diegenen die jullie keihard steunen of die veel invloed hebben op de werking de prioritair te betrekken stakeholders. Stel jezelf de vraag: hoe doe je dat nu?
De participatieladder helpt je verder
Participatie heeft gradaties. Het is belangrijk die te benoemen. Welke stakeholders wil je informeren, consulteren, mee laten beslissen of een heel traject in handen geven? Hoe meer je hen wil betrekken, hoe belangrijker het is om hen te spreken tijdens je beleidsplanningsproces. Zijn ze wel geïnteresseerd in jouw prachtige plannen? Willen ze dat debat wel voeren met jou? Vul de participatieladder in met je team. Bepaal welke graad van betrokkenheid je wil voor welke partner, vrijwilliger, publiek.
Verwijs in een gesprek met je stakeholder naar de mate van participatie. Wil je hen gewoon op de hoogte houden? Wil je hun mening weten? Of wil je samen met hen een traject co-creëren? Niets is zo dodelijk als een participatieproces dan verwachtingen die je achteraf niet inlost.
Een participatieladder waarin je verduidelijkt wie je wanneer zal betrekken en waarover brengt je al heel eind. Zorg vervolgens dat je daar helder en transparant over communiceert.
Ga voor kwalitatieve bevragingen die peilen naar noden en behoeftes.
Als je stakeholders bevraagt (consulteren), denk dan goed na over de manier waarop je dat doet. Google forms, Monkeysurvey, Mentimeter… Onze digitale tijden bieden je heel veel manieren om bevragingen te organiseren. Denk daarbij ook na hoe je de resultaten zal verwerken. Grote bevragingen zijn makkelijk te verwerken als je gesloten vragen stelt: ja/neen-vragen, scores van 1 tot 5, multiple choice enzovoort. Ze leveren mooie grafiekjes op maar zeggen niet altijd veel. Bovendien haken veel mensen af bij de zoveelste bevraging in hun mailbox.
Durf tijd vrij te maken en te investeren in kwaliteit: maak een focusgroep die je – al dan niet meerdere keren - laat samenkomen en die je gericht enkele vragen voorlegt.
Je stakeholders zijn zelden geïnteresseerd in jouw organisatie an sich, maar wel in jouw missie. Bevraag mensen op die missie, peil naar hun noden en behoeftes en verwachtingen.
Dat kan door een goede empathy map. Je duikt in het hoofd, het hart van je stakeholders. Die inzichten helpen je om hen daarna ook echt te betrekken bij je plannen.
Human Centered Design is een goede inspiratiebron. Heb je al eens zelf het traject van de bezoeker gedaan: op je website informatie gezocht, een kaartje proberen kopen? Hoe zou jij je eigen vormingen en activiteiten als deelnemer ervaren? ‘Een dagje in de schoenen van..’ werkt heel verhelderend.
Of vraag het hen zelf. Peil in interviews naar concrete noden en verwachtingen van je partners of publiek: hoe kwamen ze bij jou terecht? Wat waren de verwachtingen? Vonden ze in jouw aanbod of collectie wat ze zochten? Waarom wel/ niet? Vraag door. Misschien krijg je wel complimenten over die ongelooflijk inspirerende website. Of blijkt juist dat je nieuwe vorm van communiceren onbedoeld vrijwilligers afschrikt.
Bouw participatie structureel in
Niets demotiveert jouw stakeholders zoveel als een bevraging waar vervolgens niets mee gebeurt. Plan dus niet alleen je bevraging, maar plan ook al hoe je er nadien mee aan de slag gaat. Wie is verantwoordelijk voor de acties die hieruit voortvloeien? Geef participatie een volwaardige plaats in jouw planningscyclus. Betrek je doelgroep bij het ontwerp, de opstart, de evaluatie en de afsluiting van concrete projecten.
Een goede CRM is een goed vertrekpunt. Zo weet je tenminste wie jouw nieuwsbrieven ontvangt of leest, wie naar jouw activiteiten komt. En wie je (nog steeds) niet bereikt. Voorzie een goede monitoring die toelaat bij te sturen als het nodig is.
Geprikkeld door dit artikel? Heb je vragen over de opmaak van een beleidsplan?
Neem gerust contact op met Sabine en Juliska voor een vrijblijvend gesprek.
Auteurs: Sabine Craenen en Juliska Van Hauwermeiren
