Jarenlang dacht ik dat ik stress creëerde door altijd zo’n ambitieuze doelen te stellen (ik kan er niet aan doen – aard van het beestje). Die grote doelen deden mijn medewerkers keihard werken met stress als resultaat.
Ik experimenteerde dan maar – tegen mijn zin - met minder ambitieuze targets, gaf hen meer verlof en investeerde in hun opleiding “grenzen stellen op het werk”. Het effect: Nougabollen. Nog steeds hadden mensen stress.
Opvallend was dat er ook mensen waren zonder stress. Ik vertel je hieronder meer over hoe targets en indicatoren stress verminderen én ik geef je een gratis tool om dit voor je organisatie op te zetten.
De bijhouders
Die mensen zonder stress waren niet de minst harde werkers. Het waren ook niet altijd de mensen met de strafste resultaten. Maar één ding hadden ze allemaal gemeen. Ik heet hen “de bijhouders”. Hun inbox was mooi geordend, ze hielden hun taakjes mooi bij in een lijstje en als ik hen vroeg hoeveel huisbezoeken ze al hadden gedaan konden ze dat stante pede opvissen.
De mensen zonder stress hielden bij wat ze moesten doen en hadden gedaan.
Organisaties en bedrijven onder stress
Soms val je van je stoel als consultant. In beleidsplannen, subsidiedossiers, maar ook in businessplannen van grote bedrijven wordt er getoverd met strategische doelen, targets en indicatoren. Maar als wij dan vragen naar de evaluatie van al die ambities horen we vaak een zucht.
Veel kleinere vzw’s, grote NGO’s en Vlaamse KMO’s of Coöperaties houden niet goed bij. Niet wat ze moesten doen en ook niet wat ze hebben gedaan. En dan krijg je een hele organisatie onder stress.
Vakantiegevoel om zeep
Ik kreeg het inzicht over mijn eigen stress als leider van de organisatie ooit op reis. De afspraak was dat leden van mijn managementteam mij enkel mochten bellen in hoge nood. En toen belde één van mijn medewerkers. Om te zeggen dat hij dacht dat we 120.000 euro lager zouden eindigen dan ik had begroot. Onverwacht. Vakantiegevoel om zeep. Vakantie om zeep eigenlijk, want ik ben vroeger naar huis moeten rijden.
Bijhouden als organisatie
Met Strategies And Leaders monitoren we wekelijks onze verkoopresultaten. Belangrijker is dat we elk kwartaal de 25 belangrijkste indicatoren meten die een voorspellende factor hebben op onze doelen en ambities: de sleutelindicatoren. En ongeveer de helft ervan volgen we zelfs maandelijks op.
Dat klinkt eenvoudig, maar dat is het jammer genoeg niet. Er was ooit een tijd waarin ik 3 maanden moest wachten op het antwoord op de vraag: “Hoe is het financieel resultaat op heden?”. Probeer dan maar eens bij te sturen. Cruciaal is het als organisatie vandaag te investeren in eenvoudige processen, centralisatie van data, slimme CRM’s en boekhoudpakketten die jou elk moment kunnen zeggen hoe het eigenlijk met je gaat. Dat is vandaag veel gemakkelijker dan 10 jaar geleden.
Praat er over en stuur bij
Nu is het niet zo dat die 25 indicatoren bijhouden en zich dan blind staren op de cijfers ook niet zal helpen. Wel het gesprek errond. Met de leiding van je organisatie maandelijks rustig praten over de tussentijdse resultaten zorgt er voor dat je constant bijstuurt en dus niet stuurloos wordt. Als leider ga je dan op zoek met je collega’s naar de kleine of middelgrote ingrepen die je kan doorvoeren om resultaten wél te halen. Maar soms zijn targets ook gewoon niet realistisch. Dan pas je jouw targets gewoon aan. Want van onmogelijke doelen wordt echt niemand gelukkig.
Download gratis de Impact Balanced Score Card
Samen met onze klanten ontwikkelen we vaak een systeem op hun maat om goed bij te houden wat ze plannen te doen, hebben gedaan en welke resultaten dat oplevert: Geen honderd indicatoren in een tabel die niemand begrijpt en iedereen ontmoedigt; Wel de 25 belangrijkste kwalitatieve en kwantitatieve sleutelindicatoren die vertellen:
- Hoe het financieel met je gaat?
- Hoe het met de vooruitgang van je sociale doelen is. Kortom of je Impact maakt?
- Hoe je klanten zich gedragen: zijn ze tevreden? Komen ze terug? Volgen ze jou? Verkoop je wel?
- Hoe het interne organisatieperspectief is: je medewerkers, je processen, je interne knopen
- Of en hoe je innoveert
Deze monitor heet “De Impact balanced Scorecard”, een evaluatiehulpmiddel voor managers met complexe doelstellingen uitgevonden door Robert Kaplan. Maar wij maakten er de sociale versie van.
Wij houden niet zo van copyright. Wel van copyleft. We schenken jou daarom graag de vrijheid om ons sjabloon gratis te gebruiken. Je kan het hier downloaden. Graag wel S&L als bron vermelden!
